Şirket banka hesabı ve diğer adımlar

Şirket kurulup EIN alındıktan sonra sıra banka hesabına, vergi ödeme sistemine ve çalışan alacaksanız işveren yükümlülüklerine gelir. Bu sayfada bankanın isteyeceği belgeleri, ABD dışında yaşayanların kimlik için ne sunabileceğini, mevduat sigortasını, çalışan alırken doldurulan formları ve yeni işe alım bildirimini bulacaksınız. Kuruluşun önceki adımları için bkz. 14.2 Kuruluş adımları ve 14.3 EIN.

• SBA'ya göre şirket adına para almaya ya da harcamaya başladığınızda bir şirket hesabı açmalısınız.
• Hesap, federal EIN'i aldıktan sonra açılabilir.
• SBA'nın saydığı yararlar:
  • Koruma: şirket parasını kişisel paranızdan ayırır; bu, sınırlı sorumluluk korumasına katkı sağlar.
  • Profesyonellik: müşteriler kartla ödeyebilir ve çeki şirket adına yazar. Çalışanlara günlük bankacılık yetkisi verebilirsiniz.
  • Hazırlık: şirket için kredi limiti (line of credit) imkânı.
  • Satın alma gücü: şirket kredi kartı, şirketin kredi geçmişini oluşturmaya yardım eder.
• Yaygın hesap türleri: vadesiz (checking), tasarruf (savings), kredi kartı ve kartla ödeme almak için üye iş yeri (merchant services) hesabı.

• SBA'ya göre bankaların en sık istediği belgeler:
  • EIN (şahıs işletmesinde SSN de olabilir)
  • şirketin kuruluş belgeleri
  • sahiplik sözleşmeleri (operating agreement gibi)
  • işletme lisansı
• Bazı bankalar daha fazla belge ister.
• Florida: eyaletin talimatına göre çoğu banka, LLC'yi yöneten kişilerin adlarının eyalet kaydında yazılı olmasını ister.
• Delaware: eyalete göre bazı finans kurumları faal şirket belgesi (certificate of good standing) ya da kuruluş belgesinin onaylı kopyasını ister. Kısa form faal şirket belgesi 50 $'dır.
• Kimlik (federal kural): bankalar hesap açan herkesten bir kimlik numarası alır. ABD'li olmayan kişi için şunlardan biri ya da birkaçı yeterlidir:
  • vergi kimlik numarası (TIN)
  • pasaport numarası ve pasaportu veren ülke
  • yabancı kimlik kartı (alien identification card) numarası
  • fotoğraflı ve uyruk ya da ikameti gösteren başka bir resmî belgenin numarası ve veren ülke
• Gerçek faydalanıcılar (CDD kuralı): bankalar şirket hesabı açarken şirketin %25 ve daha fazlasına sahip her kişiyi ve şirketi kontrol eden bir kişiyi tanımlar ve kimliğini doğrular. Bu kural, FinCEN'e verilen BOI bildiriminden ayrıdır.

• SBA, ücret ve faizlerin bankadan bankaya değiştiğini, karşılaştırma yapmayı önerir.
• Vadesiz ve tasarruf hesabında bakılacaklar:
  • açılış kampanyaları
  • mevduat ve kredi limiti faiz oranları
  • işlem ücretleri
  • erken kapatma ücreti
  • asgari bakiye ücreti
• Üye iş yeri hesabında bakılacaklar: işlem başına yüzde (discount rate), kart işlem ücreti, adres doğrulama (AVS) ücreti, günlük ACH ücreti, aylık asgari işlem ücreti.
• Ödeme hizmeti şirketleri (payment processor) bir alternatiftir. Ancak SBA'ya göre ödemeleri almak için yine bir şirket vadesiz hesabına bağlanmaları gerekir.
• Mevduat sigortası (FDIC): FDIC sigortalı her bankada mevduatınız otomatik olarak en az 250.000 $'a kadar sigortalıdır. Sigorta yalnız FDIC sigortalı bankalardaki mevduatı kapsar.
• Bankanın gerçek ve FDIC sigortalı olduğunu FDIC'nin BankFind aracıyla kontrol edin. FDIC sahte banka siteleri, uygulamalar ve mesajlar konusunda uyarıyor.

• IRS'e göre EIN'i aldığınız anda vergi yatırma ve elektronik ödeme için kullanabilirsiniz.
• Federal vergi yatırmak için EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) kullanılabilir. Yeni işletmeler için hızlı kayıt bilgisi Publication 4275'tedir.
• Ödeme takvimi için IRS'in online vergi takvimini kullanın.

1. Form I-9: ABD'de işe aldığınız herkesin (vatandaşlar dahil) kimliğini ve çalışma iznini doğrulayın. Formu hem çalışan hem işveren doldurur.
   • Güncel sürüm 01/20/25 tarihlidir.
   • 08/01/23 tarihli sürüm, üzerindeki 31.05.2027 son kullanma tarihine kadar kullanılabilir.
2. SSN: her çalışanın adını ve SSN'ini alın; W-2'ye yazılır. Kural yerleşik ve yerleşik olmayan yabancı çalışanlar için de geçerlidir.
   • ITIN, SSN yerine kabul edilmez. ITIN "9" ile başlayan 9 haneli bir numaradır ve çalışma izni göstermez.
3. Form W-4: her çalışandan işe başlarken imzalı W-4 alın. Kesilecek gelir vergisi bu forma göre hesaplanır. Çalışan W-4 vermezse bekâr gibi kesinti yapılır.
4. Yeni işe alım bildirimi: yeni ve yeniden işe alınan çalışanları işe başladıktan sonra 20 gün içinde çalıştıkları eyalete bildirin. Bazı eyaletler daha kısa süre ister.
5. Bordro vergileri: gelir vergisi kesintisi, Sosyal Güvenlik ve Medicare vergileri için Form 941 (üç ayda bir), federal işsizlik vergisi için Form 940 (yılda bir) verilir. Yıl sonunda çalışana W-2, Sosyal Güvenlik İdaresi'ne W-3 gönderilir.
6. Sigortalar: SBA'ya göre çalışanı olan her işletmede işçi tazminatı sigortası (workers' compensation), işsizlik sigortası ve engellilik sigortası bulunmalıdır. Bazı eyaletler ek sigorta ister; kurallar eyalete göre değişir.
7. Serbest çalışanlara (contractor) ödeme: bu ödemeler Form 1099-NEC ile bildirilir. Formlar IRS'in IRIS sisteminden elektronik verilebilir.
8. E-Verify: işverenlerin kullandığı federal doğrulama sistemidir. Kayıt ve kurallar için e-verify.gov'a bakın.
9. Vergi yükümlülükleri için bkz. 15.3 Beyanname ve 15.4 Eyalet gelir vergisi.

• SBA'ya göre LLC ya da corporation yapısı kişisel varlıklarınızı korur, ama bu korumanın sınırları vardır. Sigorta bu boşluğu doldurur.
• SBA'nın saydığı yaygın sigortalar:
  • genel sorumluluk sigortası (her işletme için)
  • ürün sorumluluk sigortası (üretici, toptancı, perakendeci)
  • mesleki sorumluluk sigortası (hizmet verenler)
  • ticari mülk sigortası
  • evden yürütülen iş için ek poliçe
  • işletme sahibi paket poliçesi (business owner's policy)
• Sigorta alırken: riskleri değerlendirin, lisanslı bir acente bulun, birkaç teklifi karşılaştırın.
• Lisans ve izinlerin süresi dolar. Süresi dolmadan yenileyin.

• Şirket parasını kişisel hesapta tutmak.
• Bankanın FDIC sigortalı olup olmadığını kontrol etmeden para yatırmak.
• Çalışanın SSN'i yerine ITIN kabul etmek.
• Form I-9'u eksik doldurmak ya da hiç doldurmamak.
• Yeni işe alımı 20 gün içinde eyalete bildirmemek.
• Florida'da LLC yöneticilerinin adlarını eyalet kaydına yazmayıp bankada sorun yaşamak.
• Bankanın gerçek faydalanıcı formunu FinCEN'in BOI bildirimiyle karıştırıp ücretli "BOI hizmeti" satın almak.

• ABD'de yaşamıyorum. Şirket hesabını pasaportumla açabilir miyim? Federal kural, ABD'li olmayan kişilerin pasaport numarası ve pasaportu veren ülkeyle tanımlanmasına izin verir. Hesabı uzaktan açıp açmamak ise bankanın kendi politikasıdır. Bankaya doğrudan sorun.
• Hesap açmak için ITIN şart mı? Federal kimlik kuralı ITIN'i şart koşmaz; pasaport da kabul edilebilir. Bankalar ek belge isteyebilir. ITIN için bkz. 15.2 Vergi kimlik numarası: SSN ya da ITIN.
• Banka benden şirket sahiplerinin bilgilerini istiyor. Bu FinCEN'e BOI raporu mu? Hayır. Bankanın hesap açarken %25 ve üzeri sahipleri ve şirketi kontrol eden kişiyi tanımlaması ayrı bir kuraldır (CDD). ABD'de kurulan şirketlerin FinCEN'e BOI bildirimi 2026'dan beri gerekmiyor.
• Paramın ne kadarı sigortalı? FDIC sigortalı her bankada mevduat otomatik olarak en az 250.000 $'a kadar sigortalıdır.
• Kendime şirketten maaş ödeyebilir miyim? Maaş almak ABD'de çalışmak demektir ve çalışma izni gerektirir. Önce statünüzü kontrol edin (bkz. 14.1).

• SBA – Şirket banka hesabı açmak
• FDIC – BankFind (banka doğrulama)
• EFTPS – Federal vergi ödeme sistemi
• Publication 4275, EFTPS'e yeni işletme kaydı (PDF)
• Form I-9 (PDF)
• E-Verify – İşverenler
• Form W-4 (PDF)
• Publication 15 (Circular E), İşveren vergi rehberi (PDF)
• Form 941 (PDF)
• Form 940 (PDF)
• ACF – Yeni işe alım bildirimi
• SBA – Eyalet gelir idaresi arama
• IRS – Vergi takvimi